Oktober 2011:

Tips för en bra beställning av e-learning

Som beställare av en e-utbildning vill du givetvis få största möjliga utbyte av din investering. Här ger Xtractors producenter och kunder tipsen som visar vägen till bättre utbildning.

En lyckad utbildning är en investering i företaget och personalen som i längden generar stora vinster. På samma sätt kan ett dåligt planerat utbildningsprojekt missa kunskapsmålen och skena iväg kostnadsmässigt. Hur ska då du som beställare av e-utbildning göra för att få maximal kvalité för varje investerad krona? Vi frågade Anna Rozkalns som är projektledare och avdelningschef på Xtractor.

Genomtänkt beställning

– Som producent av otaliga utbildningar för en mängd olika företag och organisationer kan jag med säkerhet säga: en genomtänkt och tydlig beställning ger ett bättre slutresultat. Ett bra förarbete minskar dessutom risken för dubbelarbete och tilläggsbeställningar.

Anna fortsätter:
– Producenten vill inget hellre än att ägna all sin tid åt utbildningens kvalitet. Genom att eliminera onödiga tidstjuvar går alla produktionstimmar till att göra en så bra kurs som möjligt.

Även Xtractors kunder framhåller vikten av ett bra förarbete. Louise Dahlén på Systembolaget säger:

– Om jag ska ge några råd är det naturligtvis att förbereda sig! Inför beställningen är det viktigt att formulera syfte och mål. Varför ska utbildningen tas fram? Vem ska lära sig vad?

Du som beställare kan alltså kostnadseffektivisera din beställning med hjälp av god intern planering. Tveka inte att be din producent om hjälp och råd i planeringsarbetet för att optimera slutresultatet.

​

Interna förberedelser - tips från producenten

Tänk på följande när du förbereder en beställning internt:

• Ta reda på vad ni vill ha. Sätt upp en intern workshop för att befästa kunskapsmål samt grundtankar för stil och manér.

• Utse en projektledare och en projektgrupp. Alla i projektgruppen bör vara med från början till slut. Projektgruppen bör inte vara för stor (ju fler kockar…), men alla som har beslutanderätt i ämnet måste vara med.

• Utse kompetenta ämnesexperter. Producentens manusförfattare behöver tillgång till ämnesexperter. Ibland kan det vara nödvändigt att ta in externa sådana i de fall de interna har tidsbrist.

• Avsätt tid. Särskilt i planeringsstadiet. Ändringar sent i produktionen blir ofta kostsamma och tidskrävande. När du ska renovera badrummet måste du välja kakel i butiken, det är försent att ångra sig när det sitter på väggen hemma. Likadant är det med produktion av e-utbildning. När grafiken är ritad och manus skrivet är jobbet redan nedlagt. Be din producent visa exempel på olika produktioner med olika stilar innan ni sätter igång.

• Sammanställ kursinnehållet. Tänk på att manusförfattaren förmodligen inte har några särskilda kunskaper i ämnet denne ska skriva om. Därför är det viktigt att kursinnehållet är sammanställt och lättillgängligt. Om det krävs att manusförfattaren läser hela böcker innan det är möjligt att förstå essensen slukar det naturligtvis mycket tid.

• Förstå arbetsprocessen. Se till att förstå varje steg av producentens arbetsprocess. Granskning av manus och grafik et cetera sker specifika dagar. Se till att alla i projektgruppen planerar för dessa i god tid. Sammanställ projektgruppens granskningskommentarer i en lista där det tydligt framgår vad som ska ändras. Spridda och otydliga ändringskommentarer under produktionens gång är oerhört tidskrävande.

​

Från upphandling till granskning - råd från en erfaren beställare

Här följer Louise Dahlén råd ur ett beställarperspektiv:

Upphandling

Formulera en tydlig specifikation som underlag i upphandlingen. Specifikationen bör innehålla:

• bakgrund till varför utbildningen ska tas fram

• beskrivning av hur den ska användas

• en vision av hur den ska fungera och se ut

• beskrivning av målgrupp och användarsituation

• beskrivning av tekniska förutsättningar och begränsningar.

​

Innehåll och expertis

Ta hjälp av IT- och Kommunikationsavdelning för att få svar på vilka tekniska och grafiska krav du ska ställa på leverantörer. Tänk igenom kursinnehållet och formulera det och gå igenom befintligt underlag och det som måste tas fram.

Identifiera nyckelpersoner som faktalämnare. Sträva efter att ha en så tydlig specifikation som möjligt som offertunderlag. Ta hjälp av inköp och avtalskunniga i upphandlingen.

Under arbetsprocessen

Kräv under produktionsfasen att leverantören beskriver arbetsprocessen samt ger en detaljerad plan över vem som behöver göra vad och vid vilken tidpunkt. Leverantören ska kunna uppskatta hur många timmar du och/eller faktalämnare behöver lägga ned samt när och hur mycket andra resurser som kommer att behövas. Säkerställ att alla är medvetna om på vilket sätt de bidrar i arbetet. Se också till att leverantören har en mall för manus som är tydlig och lätt att läsa och förstå.

När kursen ska granskas

Använd referenspersoner som får tycka till om innehåll och utseende. Gör användartester - ett tips är att färdigställa en liten del av kursen för att testa den.

Testa tekniken i skarp miljö innan lansering. Kräv att leverantören har en bra struktur för testning och hantering av korrektur.

Parallellt med produktion är det nödvändigt att skapa en plan för information och lansering. Berätta om utbildningen på olika sätt, framförallt varför den tas fram och varför man ska gå den. Berätta och visa för nyckelpersoner som kan bidra i informationsarbetet.

​

​